Så ökar du medarbetarengagemang med regelbundna en-till-en möten

By januari 25, 2018För Chefen, För HR-Chefen
en-till-en möten

Dags för det årliga medarbetarsamtalet igen? Cheferna våndas då mycket ska förberedas, mål och utvecklingsplaner ska granskas och nya ska tas fram. Feedback på året ska ges. Många ifrågasätter värdet av det årliga medarbetarsamtalet därför att vi lever i en snabbt föränderlig värld där mål och riktlinjer ändras. Det årliga medarbetarsamtalet är ofta väldigt omfattande, tar lång tid att genomföra och det blir svårt att ge och ta konstruktiv feedback då det ofta är baserat på gamla händelser där detaljer och omständigheter sannolikt har glömts bort.

Regelbundna en-till-en möten är ett av de viktigaste verktygen du har som chef

Idag kommunicerar vi mycket via email, olika chatfunktioner, telefon och sms men inget är så kraftfullt som det personliga mötet mellan chef och medarbetare, det säger Elizabeth Grace Saunders i en artikel i HBR. I en-till-en mötena erbjuds många möjligheter att stärka relationer, medarbetare blir sedda, chefer kan stötta och värdesätta sina medarbetare.

Som chef och även som medarbetare har jag själv flera goda erfarenheter av korta kontinuerliga en-till-en möten. Det är ett sätt att få och ge feedback när det är relevant, det är ett sätt att coacha och stötta medarbetarna i sitt arbete och diskutera hur vi tillsammans kan uppnå våra mål och det är ett effektivt sätta att bygga förtroende mellan chefer och medarbetare.

Fyra steg till lyckade en-till-en möten

1. Boka in tid och prioritera mötet

Det första steget är att boka in mötet. Boka gärna in samma tid varje vecka eller åtminstone varje månad. Visa varandra respekt genom att komma i tid till mötet och prioritera mötet.

Det låter kanske enkelt men det händer tyvärr väldigt ofta att dessa möten bokas om och bokas av.

Såklart lever vi alla under tidspress men att driva en organisation framåt handlar om ledarskap. Ledarskap som chef och självledarskap som medarbetare. Tillsammans driver vi vår organisation framåt och når våra mål. Vi är beroende av varandra och vi är beroende av ett fungerande samarbete och en bra kommunikation.

2. Ha en fast agenda och förbered diskussionspunkter

Genom att ha en förutbestämd agenda vet ni båda vad som ska diskuteras och det ger er möjlighet att förbereda er till mötet. En enkel agenda kan vara:

  1. Catch up: fråga om familj, fritidsaktiviteter eller rent allmänt hur medarbetaren mår
  2. Lyssna på medarbetarens situation: låt medarbetaren beskriva vad som är positivt just nu och vad som är utmanande. Lyssna aktivt!
  3. Följ upp föregående möte med t.ex följande fråga: ”I förra mötet så nämnde du att X var en utmaning och ville prova Y som en möjlig väg framåt. Hur har det gått?”
  4. Ta upp dina punkter som chef: t.ex positiv feedback för beteende som du vill se mer av och även utvecklande feedback på sådant som medarbetaren kan förbättra.
  5. Lyssna aktivt på din medarbetare och fråga hur du kan stötta hen i sitt arbete.

3. Bestäm nästa steg

Diskutera vad som ska göras tills nästa gång ni ses. Det kan vara uppgifter som utvecklar och utmanar medarbetaren, det kan vara uppgifter som ledet till att ni når ett affärsmål eller aktiviteter som gör att medarbetaren ökar sitt engagemang och välmående. Tänk agilt och arbeta med små kontinuerliga uppgifter som tar medarbetaren och organisationen framåt i rätt riktning.

Några enkla frågor som ni kan diskutera:

  1. Vilka utvecklingsområden skulle du vilja arbeta med tills nästa gång vi ses?
  2. Vad kan du ansvara för att göra tills nästa gång vi ses?
  3. Hur kan jag hjälpa dig att nå dina mål tills nästa möte?

4. Utvärdera mötena och er relation

Ni behöver kanske inte utvärdera ert möte efter varje gång men några gånger per år bör ni utvärdera era möten genom att ställa några enkla frågor:

  • Vad tycker du ärligt om våra möten? Vad ska vi fortsätta göra och vad ska vi sluta med?
  • Hur kan vi göra våra en-till-en möten mer användbara för dig?
  • Jag vill bli bättre som ledare och skulle vilja be om din hjälp. Skulle du vilja ge mig lite utvecklande feedback på nästa möte på en eller två punkter där du tycker att jag kan förbättra mig?

Lycka till med dina en-till-en möten och dela gärna med dig av dina tips för hur du gör.

medarbetarundersökning

Leave a Reply