Känner du igen diskussionen kring roller och ansvar på din arbetsplats? Ofta är detta en källa till många konflikter t.ex: vem ansvarar för vad? Min kollega lägger sig i det jag ska göra! Min kollega gör inte det jag förväntar mig! Vi jobbar olika! Etc.
Medarbetare som är i konflikt med varandra varken trivs eller presterar särskilt bra med en stor risk att bli oengagerade. Det är viktigt att röka ut dessa möjliga konflikter i tid genom att tydliggöra roller och ansvarsområden.
Här är fyra steg till hur du kan definiera och tydliggöra roller och ansvar på din arbetsplats:
1. Skriv ner egna mål och arbetsuppgifter
Samla gruppen som du vill ska samarbeta bättre. De flesta har sina egna uppfattningar kring hur den egna rollen och de egna ansvarsområdena ser ut. Dessa är ofta skapade över tiden och kan upplevas olika för olika personer. Börjar därför med att varje medarbetare i gruppen får skriva ner hur de anser att deras mål, arbetsuppgifter och ansvarsområden är.
2. Reflektera över varandras beskrivningar
Häng upp varje persons beskrivning och låt alla medarbetare gå runt och läs igenom dessa. Reflektera individuellt utan att diskutera.
3. Kommentera beskrivningarna skriftligt
Häng upp ett annat papper vid sidan om varje persons rollbeskrivning. På pappret skriver du följande tre rubriker:
- Vad vi anser att den här rollen ska göra mer av
- Vad vi anser att den här rollen ska göra mindre av
- Vad vi anser att den rollen ska fortsätta att göra
Låt alla personer i gruppen gå runt till respektive rollbeskrivning och fyll på med kommentarer under de tre olika rubrikerna (använd med fördel post-it lappar).
4. Gör överenskommelser
Medarbetarna sitter ner i par och diskuterar för att få en överenskommelse om rollbeskrivningen samt de man vill se mer av, mindre av och fortsätta att göra. Därefter skiftar ni par så att alla har samtalat med alla och har nått en gemensam överenskommelse.
Finns där områden där man inte kan komma överens behöver cheferna reda ut hur det ska vara, baserat på medarbetarnas input, och fatta ett beslut. Men det är viktigt att låta medarbetarna vara delaktiga i beslutsprocessen.
Metoden kan användas inom avdelningar och mellan olika avdelningar. Är det väldigt många medarbetare inblandade kan man utse en arbetsgrupp som företräder sina kollegor. Det är dock viktigt att denna arbetsgrupp kontinuerligt stämmer av med sina kollegor så att alla får möjlighet att påverka och vara delaktiga.
Denna metod tar tid att utföra men den ger medarbetarna möjlighet till delaktighet och inflytande i att påverka sin arbetssituation, skapa inflytande över sina arbetsuppgifter och ur man löser dessa. Detta är viktiga faktorer som skapar förutsättningar för ett ökat medarbaterengagemang.
Stegen som beskrivs ovan är inspirerade av en metod ur boken ”Behovsanpassat ledarskap” av Stefan Söderfjäll.
