“Vi kanske ska vänta till efter sommaren.”
“Det är för mycket just nu, vi får säkert sämre resultat.”
Det här är resonemang vi ofta hör i dialogen med våra kunder.
Och det är fullt förståeligt, ingen vill ju skicka ut en medarbetarundersökning vid fel tillfälle.
Men frågan bygger ofta på en föreställning om att det finns ett perfekt läge att mäta. Ett tillfälle då verksamheten är tillräckligt lugn, förändringarna tillräckligt få och medarbetarna tillräckligt positiva för att resultaten ska bli rättvisande.
Problemet är att det perfekta tillfället sällan kommer.
Syftet är inte att få höga siffror
En medarbetarundersökning är inte ett prov där målet är att få så höga resultat som möjligt.
Syftet är att förstå hur organisationen faktiskt mår och vilka förutsättningar medarbetarna har för att lyckas i sitt arbete.
Om arbetsbelastningen är hög, om förändringar skapar osäkerhet eller om återhämtningen brister är det värdefull information. Att vänta tills allt känns lugnare riskerar att ge en mer tillrättalagd bild av verkligheten. Samtidigt finns risken att man missar de tidiga signalerna om hög belastning, bristande återhämtning eller osäkerhet i organisationen – när det fortfarande finns goda möjligheter att agera proaktivt i stället för reaktivt.
Om målet är att förstå organisationen över tid blir dessutom en enskild mätning mindre viktig. Det är utvecklingen och trenderna som ger de verkliga insikterna.
Om resultaten visar att arbetsbelastningen är hög eller att medarbetare upplever osäkerhet är det inte ett tecken på att undersökningen genomfördes vid fel tidpunkt. Det är en beskrivning av verksamhetens förutsättningar just då. Först när vi förstår nuläget kan vi börja diskutera vilka insatser som behövs.
Att mäta innebär också att våga få svar man kanske inte hade hoppats på. Det är ofta där de mest värdefulla insikterna finns.
Samtidigt finns det mindre bra tidpunkter
Det betyder inte att tajmingen är oviktig.
Om verksamheten befinner sig i en extremt intensiv period kan svarsfrekvensen påverkas. Detsamma gäller vid större förändringar, omorganisationer eller andra situationer där medarbetarnas fokus naturligt ligger på annat än att besvara en undersökning.
Därför handlar tajming inte om att undvika negativa svar. Det handlar om att ge medarbetarna rimliga möjligheter att delta och göra sina röster hörda.
I vissa situationer kan det också vara klokt att vänta en kort period. Om organisationen till exempel står mitt i en omorganisation där team, roller eller chefsstrukturer snart förändras kan det vara svårt att arbeta vidare med resultat som snabbt riskerar att bli inaktuella.
Men även då kan det finnas viktiga frågor att ställa. Hur upplever medarbetarna förändringsprocessen? Får de tillräckligt stöd? Är kommunikationen tydlig?
Den typen av frågor går dessutom att arbeta med redan under förändringsresan. I stället för att vänta tills allt har landat kan organisationen fånga upp signaler längs vägen och justera insatser, kommunikation och stöd utifrån medarbetarnas behov.
Att vänta är inte alltid riskfritt
Ibland blir fokus så stort på att hitta rätt tillfälle att man skjuter upp mätningen gång på gång.
Men väntan har också en kostnad.
Om arbetsbelastningen varit hög under en längre period eller om en förändring skapar osäkerhet kan tidiga signaler vara värdefulla att fånga upp innan problemen växer sig större.
Ofta pratar vi om kostnaden för sjukskrivningar. Men de verkliga kostnaderna börjar ofta långt tidigare. När människor under längre perioder arbetar med hög belastning påverkas fokus, energi, samarbete och produktivitet. Ju tidigare organisationen fångar upp signalerna, desto större möjlighet finns att agera innan problemen växer sig större.
Organisationens styrka syns inte när allt är enkelt
Det är lätt att vilja mäta när verksamheten befinner sig i ett lugnt läge. När arbetsbelastningen är rimlig, förändringstakten låg och allt flyter på ungefär som planerat.
Men det är sällan då vi lär oss mest om organisationen.
Det är när tempot ökar, när förändringar genomförs eller när osäkerheten växer som förutsättningarna verkligen sätts på prov. Har medarbetarna fortfarande tydliga prioriteringar? Fungerar samarbetet mellan teamen? Får medarbetarna det stöd de behöver för att kunna göra ett bra arbete?
En organisation som fungerar väl när allt är enkelt har inte nödvändigtvis byggt resiliens. Den verkliga styrkan syns ofta först när verksamheten möter motstånd.
Det är därför medarbetarundersökningar kan vara särskilt värdefulla även under mer utmanande perioder. De hjälper oss att förstå vad som fungerar, vad som skaver och vilka förutsättningar som behöver stärkas för att organisationen ska må bra och prestera hållbart över tid.
Den viktigaste frågan glöms ofta bort
När vi pratar om medarbetarundersökningar hamnar mycket fokus på själva utskicket. Ska det ske före eller efter sommaren? Ska vi vänta några veckor till? Hur påverkas resultaten?
Men i praktiken är det sällan utskicksdatumet som avgör om undersökningen skapar värde.
Det som gör skillnad är vad som händer efteråt.
Finns det tid att analysera resultaten? Har cheferna förutsättningar att föra dialog med sina team? Finns det en plan för hur organisationen ska prioritera och följa upp det som kommer fram?
En undersökning som genomförs vid ett mindre än perfekt tillfälle kan fortfarande skapa stort värde om resultaten används på rätt sätt. Omvänt kan en perfekt tajmad undersökning få väldigt liten effekt om det saknas tid eller vilja att arbeta vidare med insikterna.
För arbetet är inte över när undersökningen stänger. Det är då det börjar.
Tänk maraton, inte sprint
När organisationer funderar mycket på exakt när undersökningen ska skickas ut utgår man ofta från att resultatet från just den mätningen är det viktigaste.
Men medarbetarengagemang fungerar sällan så.
Det som skapar verkligt värde är att följa utvecklingen över tid, förstå mönster och fånga upp förändringar när de sker.
Precis som i ett maraton kommer det att finnas uppförsbackar, motvind och perioder då det känns tyngre. Om vi bara mäter när förutsättningarna är optimala får vi aldrig veta hur organisationen fungerar när det verkligen gäller.
Ingen mätning fångar hela sanningen. Resultaten kommer alltid att påverkas av vad som händer i verksamheten just då.
Det är också därför vi på Puls förespråkar ett kontinuerligt arbete med medarbetarengagemang. Det är utvecklingen över tid som ger de viktigaste insikterna – inte resultatet från en enskild mätning.
I en verksamhet kommer det alltid att finnas perioder då belastningen är högre, förändringarna fler eller osäkerheten större. Det är en naturlig del av arbetslivet.
Om vi bara mäter när allt känns stabilt och välfungerande riskerar vi att missa de situationer där organisationen faktiskt lär sig mest om sig själv.
För det är ofta först när verksamheten sätts under press som det blir tydligt om prioriteringarna är tillräckligt tydliga, om ledarskapet ger rätt stöd och om medarbetarna har förutsättningar att må bra och prestera hållbart.
Därför handlar en medarbetarundersökning inte om att fånga den perfekta dagen.
Den handlar om att förstå verkligheten som den ser ut just nu och använda den kunskapen för att bygga en starkare organisation över tid.
