Kommunikation på arbetsplatsen är en förutsättning för att lyckas i organisationen och är av stor vikt av flera skäl. Det är ett redskap för att samordna och samarbeta ledning, chefer och medarbetare. Vi kan tydligt förstå och utbyta information genom att kommunicera med varandra och det hjälper oss att undvika missförstånd som annars skulle kunna uppstå.
När det kommer till problemlösning och konflikthantering, har den interna kommunikationen också en avgörande roll. Genom att ha en öppen dialog med sina medarbetare och konstruktivt diskutera problem, kan vi tillsammans komma fram till lösningar som gynnar hela organisationen och bidra till en positiv arbetsmiljö.
Det händer att den externa kommunikationen övertar den interna kommunikationen då fokus är riktat på att organisationen ska synas i media och i andra olika reklamsammanhang. I dessa situationer får man inte glömma bort att den interna kommunikationen är betydligt viktigare! Utan en välfungerande intern kommunikation så fungerar ingenting.
Kommunikation är också sammanlänkat med engagemang, det är en viktig del av skapandet av engagemang. Det finns situationer där sändaren inte är tydlig till mottagaren, det kan vara både en medarbetare och en chef. Dessa personer bör tänka igenom hur informationen förmedlats till mottagaren samt om det finns en röd tråd i kommunikationen. Brister det i kommunikationen kan det bli svårt att förstå och ta till sig informationen och på så sätt kan det vara ett hinder för organisationen att ta sig framåt och utvecklas.
Nedan finns en grundläggande modell för intern kommunikation inom en organisation som kan vara bra att utgå från
Mål och syfte – Första steget är att definiera tydliga mål och syften för intern kommunikation. Vad vill vi uppnå med kommunikationen?
Målgrupper – Identifiera de olika målgrupperna i organisationen: anställda, chefer, team och avdelningar
Budskap och innehåll – Skapa relevanta, anpassade och tydliga budskap för de olika målgrupperna kring frågor inom organisationen är viktigt. Att sätta sig in och förstå deras kommunikationsstilar, preferenser samt behov.
Kanaler – För att nå ut till målgrupperna är det viktigt att tänka på att välja lämpliga kommunikationskanaler så som intranät, möten, e-post, videokonferenser, interna nyhetsbrev, sociala medier.
Tidpunkt – Schemalägg och planera in hur ofta kommunikationen ska se för viktiga händelser och viktiga meddelanden. Använd en kalender så det blir tydligt och effektivt.
Feedback och dialog – Var tydlig med förväntningar på medarbetare och grupper samt ge feedback på beteende samt prestation. Uppmana till öppen dialog och skapa möjlighet för medarbetarna att dela sina åsikter.
Ansvar och roller – Var tydlig med roller och ansvarsfördelning gällande intern kommunikation. Ta reda på vem som exempelvis är ansvarig för att skapa, leverera samt utvärdera kommunikationen.
Utvärdering – Genom att använda feedback och nyckeltal kan den interna kommunikationen utvärderas.
Konstant förbättring – Var noga med att kontinuerligt upprätthålla den interna kommunikationen och se till att det finns utrymme för förbättring. Det är genom misslyckanden och framgångar vi lär oss och tar till oss, anpassa och justera strategin när det behövs.
