Skapa effektiva processer för ökat medarbetarengagemang och ökat affärsresultat

By oktober 18, 2017För Chefen
effektiva processer

Många gånger visar medarbetarundersökningen att personalen tycker att organisationens processer behöver förbättras. Detta kan även yttra sig i att personalen upplever att de jobbar väldigt mycket men skapar inte det värde som man önskar. Eller kan det vara kunderna till processen som är missnöjda och ser förbättringspotential.

Ineffektiva processer kan vara ett stort hinder för motivation och engagemang. Om man känner ett starkt syfte för det man gör och en stark drivkraft att lära sig mer och bli bättre, men drunknar i administration och ineffektivitet p.g.a ineffektiva processer, då går det ganska snabbt att ta kål på medarbetarengagemanget.

Människor som förstår hur de ska utföra sitt arbete (läs även mer om vikten av kompetens i detta inlägg), har effektiva processer som underlättar för deras arbete och hjälper dem att nå sina mål känner ett större engagemang än de som saknar något av detta.

Vad är då en process? Denna video förklarar vad en affärsprocess är för något.

Ibland finns det processer på plats men har som syfte att kontrollera istället för att hjälpa medarbetarna i deras vardag. Att känna sig kontrollerade har en negativ effekt på medarbetarengagemanget och då får processerna inte den effekt som man skulle vilja ha. En process som hjälper medarbetarna att utföra sitt arbete på bästa sätt skapar förutsättningar för engagemang och ökar affärsresultat.

Vad kan du som chef då göra för att säkerställa att era processer är så effektiva som möjligt och skapa förutsättningar för ett ökat medarbetarengagemang? Här följer några enkla steg för att skapa effektiva processer som ökar medarbetarengagemang:

1. Fråga ”Varför?”

Du har samlat ihop resultatet från den senaste medarbetarundersökningen eller tagit emot feedback och kommit till insikt att ni behöver förbättra era processer. Den första frågan du bör ställa till gruppen är ”Varför tycker vi att processen bör förbättras?”. Är det en känsla eller kan denna känsla baseras på fakta och data. Kan vi se effekterna i affärsresultat?

Varför är det viktigt att förbättra processen?  Vad är det ni vill uppnå och förbättra? Ofta handlar det om en kombination av att göra rätt saker som verkligen adderar värde samt möjlighet att påverka sitt arbetssätt och hur ni når affärsresultat.

Diskutera varför så att ni tillsammans skapar ett syfte : vad är meningen med att förbättra processen?

2. Analysera ert nuläge

2.1 Rita upp de olika processtegen

Hur ser processen ut idag och hur presterar ni med denna process? Identifiera olika nyckelindikatorer (KPIer) i processen och rita upp de olika stegen från start till leverans av färdig produkt eller tjänst.

Diskutera: vem är kunden till processen och vilket kundvärde levererar den? Vad är input till processen och vad får vi för att kunna leverera kundvärde?

Affärsprocess

Bild 1: Exempel på en affärsprocess

Denna analys görs med fördel genom olika workshops där ni först ritar upp en start och en slutpunkt, sedan fyller ni på med de olika aktiviteterna som görs mellan dessa punkter samt vem som gör vad (idag). Om ni har en komplicerad process så kan det vara användbart med en mjukvara för att enklare hålla koll på alla aktiviteter, roller och ordningsföljder.

2.2 Gör en ledtids- och värdeanalys

Beräkna först vilken ledtid ni har idag från start till slut. Beräkna hur stor del av denna tid som ni lägger på aktiviteter som tillför värde för slutkunden, hur stor del ni lägger tid på att vänta och hur stor del av tiden som ni arbetar på aktiviteter som inte direkt adderar värde till slutkunden men måste göras för att processen ska fungera.

Vilka aktiviteter gör ni för att lösa olika avvikelser eller problem som uppstår i processen? Hur mycket tid lägger ni ner på dessa aktiviteter?

2.3 Analysera överlämningar

Överlämningar mellan olika roller är tidsödande och är risker för misstag. Det kan vara information som går förlorad eller det kan vara produkter som försvinner eller skadas och ofta blir det väntetider i samband med en överlämning. Därför är det viktigt att analysera hur många och vilka överlämningar ni gör idag. Kolla in denna video för en instruktion om hur du gör en överlämningsanalys.

3. Effektivisera processen

Nu har du nuläget klart för dig. Du vet hur start och mål ser ut, du vet vem som är kunden, vad som är kundvärde, du vet vilken input du får, du vet vilka processaktörer som finns med, vilka aktiviteter som utförs, vilka överlämningar som görs, vilka avvikelser som sker (sådant som inte direkt adderar kundvärde) och vilken ledtid processen har. Nu är det dags att utmana den befintliga processen genom att diskutera några olika punkter:

  • Får vi all nödvändig input för att kunna jobba optimalt och leverera kundvärde och utföra processen utan avvikelser?
  • Behöver alla processaktörer vara inblandade eller klarar vi oss utan någon roll?
  • Ska vi skapa nya eller definiera om roller och ansvar för att göra processen effektivare?
  • Hur kan vi minska ner antalet överlämningar?
  • Hur kan vi minska ner antalet aktiviteter?
  • Hur kan vi minimera avvikelser och aktiviteter som inte direkt genererar kundvärde?

4. Skapa er optimala process och förbättringsplan

Baserat på analysen kan ni nu skapa en optimal process på hur ni skulle vilja att det fungerade i en optimal värld. Hur skulle era resultatmål och KPIer vara om ni nådde denna målbild?

Ni kan även identifiera vilka gap som ni har för att ta er dit. Vilka aktiviteter behöver utföras för att ta er från ert nuläge till ert framtida läge? Hur ska ni nå ert framtida läge och hur ska ni nå era resultatmål. Vad behöver ni lära er för att nå målet? Vilka beteende behöver ni förändra?

5. Implementera

Nu har du en plan och du har din målbild. Du delegerar ut ansvaret och ber dina medarbetare att utföra sina uppgifter i planen. Kommer planen att bli verklighet? De flesta misslyckas tyvärr.

Här handlar det om att skapa förändringsvilja, det handlar om att där måste finnas ett gemensamt syfte, förändringen bör ge medarbetarna kompetensutveckling och skapa samhörighet av att ”vi gör detta tillsammans”.

Ofta kan det vara bra att dela upp projektet i mindre bitar och kontinuerligt jobba med små täta steg av förbättringar och implementering av åtgärder. Puls Solutions har en metodik för detta som du kan läsa mer om här : Så får du förändringen att bli genomförd och medarbetarengagemanget att öka.

6. Fira framgångarna och kontinuerligt förbättra

Du har lyckats implementera förbättringar och ni ser även resultat i KPIer och affärsmål. Fira och uppmuntra varandra! Det behöver inte vara så avancerat men ta en fika, ät en långlunch och framförallt beröm varandra laget runt: vad tycker du att ni gör bra och vad ska ni fortsätta att göra?

Sluta inte att förbättra och utveckla er process. Hur kan ni fortsätta att jobba bort avvikelser och korta ner ledtider? Tänk hela tiden ”små steg i rätt riktning” och ständiga förbättringar. Rom byggdes inte på en dag…

Har du frågor eller funderingar eller behöver du hjälp med att komma igång? Kontakta oss här så pratar vi mer!

Lycka till!

Coachande medarbetarundersökning

Leave a Reply