Varför ska vi genomföra en medarbetarundersökning?
Ska vi sätta betyg på vår arbetsgivare, eller vill vi verkligen veta sanningar? En medarbetarundersökning som används på rätt sätt kan ge fantastiska förutsättningar för era medarbetares välmående, såväl som för ert affärsresultat. Vi reder ut begreppen och ger tips på hur du lyckas!
En medarbetarundersökning kan vara ett hett ämne i många ledningsgrupper: “Varför ska vi lägga tid och pengar på detta?”, “Vi pratar väl med vår personal, eller?”, “Vill vi göra en medarbetarundersökning för att vinna ett pris, eller är vi ute efter den faktiska sanningen för att börja prata om sådant som vi kanske inte har pratat så mycket om tidigare, men faktiskt behöver prata om?”.
Om du använder en medarbetarundersökning på rätt sätt så kan den ge er insikter och diskussionspunkter som verkligen förbättrar er, på riktigt!
Chefer och medarbetare kan få information som kommer att gynna både era medarbetare och förbättra ert affärsresultat. En bra medarbetarundersökning ger era medarbetare ett tryggt sätt att framföra sina åsikter, som ledningen inte kan ignorera.
De bästa medarbetarundersökningarna ger er viktiga insikter kring olika områden, som t.ex:
- Hur mår vi?
- Hur attraktiva är vi som arbetsgivare?
- Vilka förutsättningar skapar vi för ett högt engagemang och ett högt välmående?
- Hur kan vi förbättra vårt team?
- Hur kan vi bli bättre som ledare?
Men problemet med medarbetarundersökningar är sällan att mäta och ställa rätt frågor, istället dyker det upp funderingar som:
- Vad ska jag som chef göra med datan och åsikterna?
- Det är jobbigt med medarbetarundersökningar för chefer, då det skapar en massa förväntningar på mig som chef att jag ska lösa allt.
- Vi jobbar mest med organisatoriska aktiviteter kopplat till medarbetarundersökningen. Men det som har störst effekt på medarbetarengagemang är ju oftast självledarskapet hos medarbetaren och ledarens ledarskapsfärdigheter!
Hur du lyckas med en medarbetarundersökning
Det finns olika sätt att jobba med medarbetarundersökningar och det är viktigt att fundera på vad som passar in hos er. Ett bra sätt att implementera en medarbetarundersökning på, är att gå igenom följande steg:
- Bestäm ert syfte: varför ska vi jobba med en medarbetarundersökning hos oss?
- Bestäm hur ni vill jobba med medarbetarundersökningen
- Planera för hur ni ska få med er cheferna
- Planera för hur ni ska få med er medarbetarna
- Fundera på hur ni ska följa upp ert arbete
1. Vad är syftet med er medarbetarundersökning?
Fundera på vad ert syfte är för att jobba med en medarbetarundersökning. Är det för att vi ska sätta betyg på oss som arbetsgivare så att vi kan vinna priser? Är det för att vi vill följa upp ofta och agera när det behövs? Är det för att vi vill driva förbättringar kopplat till medarbetarengagemang och även affärsresultat? Fundera på vad just ert syfte är för att jobba med en medarbetarundersökning hos er, och tydliggör detta syfte så att alla förstår.
2. Hur ska ni jobba med er medarbetarundersökning?
En årlig medarbetarundersökning
Många organisationer har en årlig medarbetarundersökning. Fördelen är att man får en komplett bild på hur allting ligger till just då. Problemen med en årlig medarbetarundersökning är t.ex: att den ofta tar lång tid att genomföra, det tar många gånger lång tid innan man får ett analyserat resultat, man lägger allt fokus på datan som man samlat in vid en enskild tidpunkt, vilket kan innebära att om någon haft en riktigt dålig dag just då så blir datan missvisande.
Kvartalsvis medarbetarundersökning
Att mäta en gång per kvartal fungerar för många organisationer. Ofta kanske man redan arbetar på kvartalsbasis med olika förbättringsåtgärder, t.ex enligt en OKR-metodik. Då passar det bra att genomföra medarbetarundersökningar en gång per kvartal och följa upp olika KPIer kopplat till dessa medarbetarundersökningar. Gör man en kvartalsvis medarbetarundersökning kan man fundera på att göra en mindre kortare pulsmätning och inte en fullständig undersökning.
Medarbetarundersökning varje månad
En mindre kortare pulsmätning varje månad fungerar bra för de flesta organisationer. Man mäter då färre frågor som ger indikationer på olika områden i medarbetarundersökningen. Att mäta på månadsbasis gör det också enkelt för organisationer att koppla resultaten till olika KPIer som man redan tittar på varje månad: ofta mäter och följer organisationer upp finansiella nyckeltal på månadsbasis – varför inte även följa upp medarbetarengagemang varje månad? Medarbetarengagemang är ju förutsättningen för att kunna leverera bra på de andra mer affärsrelaterade KPIerna.
Bara för att du mäter varje månad behöver det inte innebära att du ska ta fram aktiviteter och handlingsplaner varje månad. Mät med syfte att stämma av att ni är på rätt väg, hitta tidiga varningssignaler och agera om och när ni behöver.
Medarbetarundersökning varje vecka
Att mäta och diskutera medarbetarengagemang varje vecka sätter verkligen medarbetarengagemanget på agendan. Gör man en medarbetarundersökning varje vecka så pratar vi om en mindre kortare pulsmätning med ett fåtal frågor som besvaras, och helst ska det inte vara samma frågor som dyker upp varje vecka. Då kommer medarbetarna att tröttna.
Denna metod passar ofta organisationer som redan jobbar mycket agilt, som kanske redan har en process på plats med veckomöten, pulsmöten eller någon annan process där denna metodik kan passa in. Här är det viktigt att cheferna verkligen är redo för så hög frekvens av mätningar, för om ingen bryr sig om att reflektera över resultaten så kommer sannolikt medarbetarna sluta att svara på pulsmätningarna.
3. Hur ska vi få med oss cheferna i arbetet med en medarbetarundersökning?
För att lyckas med en medarbetarundersökning, oavsett hur ofta ni ska mäta, så är det viktigt att få med sig cheferna i arbetet. Se det som ett förändringsprojekt, att införa och jobba med en medarbetarundersökning. Det är viktigt att cheferna förstår varför ni gör detta och vilket värde detta arbete tillför dem. Det är även viktigt att de är delaktiga i hur ni ska jobba med medarbetarundersökningen, för om de inte bryr sig om det så kommer det att bli stora utmaningar.
Ett bra sätt att sälja in en medarbetarundersökning till cheferna är att förklara att det handlar inte bara om att medarbetarna ska få tycka till, utan även att de har ett ansvar. Datan från en medarbetarundersökning kan också hjälpa cheferna att utveckla sina team och sitt eget ledarskap så att de i slutändan blir bättre chefer, får gladare och mer engagerade medarbetare som har kul på jobbet och levererar bättre affärsresultat.
4. Hur ska vi få med oss medarbetarna i arbetet med en medarbetarundersökning?
Att få ett högt deltagande med en hög svarsfrekvens i en medarbetarundersökning beror oftast på följande faktorer:
- Medarbetaren förstår varför ni gör undersökningar
- Medarbetaren har förtroende för hur svaren hanteras och att något händer med deras svar
- Att inte undersökningen är för lång för ofta
Vad är syftet för medarbetaren?
Medarbetarna behöver förstå varför ni ska jobba med en medarbetarundersökning. Vad ger det mig för värde som medarbetare? Är mina svar anonyma? Hur ofta ska vi mäta? Måste jag delta? Det är viktigt att fundera på vilka frågeställningar som kan tänkas dyka upp och var redo att förklara detta för medarbetarna.
Skapa förtroende och se till att något händer
En studie av AON visar att de flesta medarbetarna anser att deras chef inte jobbar med medarbetarundersökningen: det är mest en grej man ska bocka av att man har gjort. I grunden handlar det om att bygga ett förtroende hos medarbetarna. Ett förtroende som gör att man vågar säga vad man tycker, och svara på ett sätt som man verkligen kan stå för. Inte att man svarar högt på frågorna för att det är kopplat till någon belöning eller dylikt. Det är även viktigt att förklara vad som händer med resultatet efter att ni har svarat på frågorna, och hur ni ska jobba med resultatet.
Mäter man ofta, behöver man inte skapa handlingsplaner och aktiviteter efter varje mätning. Men man måste göra det de gånger som man har sagt att man ska göra det. Det man dock måste göra efter varje mätning, är att tillsammans reflektera över resultatet. Det kan räcka med 5 min då man tillsammans tittar på t.ex veckans eller månadens resultat, och reflekterar över om man är på rätt väg eller om man behöver agera på något i tid. Precis på samma sätt som man reflekterar över t.ex försäljningssiffrorna eller lagernivåerna.
Det är viktigt att cheferna “walk-the-talk”, så att man inte bara mäter och sedan är det ingen som bryr sig om resultatet.
Fundera på medarbetarundersökningens omfattning
Mäter ni en gång per år så kan medarbetarundersökningen innehålla ganska många frågor, men mäter ni varje vecka så måste det vara korta pulsmätningar som går snabbt att svara på. Även om ni skulle vilja stämma av och ha svar på alla frågor varje vecka så måste det gå snabbt för medarbetaren att svara på, annars orkar man inte delta.
5. Följa upp arbetet med medarbetarundersökningen
Man får sällan bra resultat om man inte följer upp sitt arbete. Det gäller oavsett vad man jobbar med. Alltför ofta så agerar inte cheferna eller teamen på den feedback som man har fått. Då går man miste om många möjliga vinster:
- Förbättringsmöjligheter som påverkar både medarbetarengagemang och affärsresultat
- Få en bättre dialog med dina medarbetare och inom teamet
- Kunna bygga ett ökat förtroende i gruppen (om man mäter men ingen bryr sig, så minskar förtroendet)
Ju mer du som chef inkluderar dina medarbetare i processen, desto mer engagerat blir ditt team och desto lättare blir ditt jobb som chef.
Följ följande steg efter att du fått ett resultat:
- Tacka dina medarbetare för att de har deltagit och svarat
- Visa och gå igenom resultatet efter varje mätning
- Reflektera tillsammans över ert resultat, och fundera på om ni behöver agera på något
- Definiera åtgärder vid behov – det behöver man inte göra varje gång om man mäter ofta
- Kommunicera och följ upp så att åtgärderna verkligen blir genomförda
Viktiga lärdomar från olika medarbetarundersökningar som du kan dra nytta av:
- Berätta varför vi ska arbeta med en medarbetarundersökning. Vad ger det mig som medarbetare? Vad ger det mig som chef?
- Säkerställ så att cheferna är med på hur ni ska arbeta.
- Var öppen med era resultat: det är allas resultat och allas ansvar. Inte bara chefernas och ledningens.
- Säkerställ så att medarbetarna kan svara anonymt, och att de känner sig trygga med att svara.
- Förklara vad som kommer att ske med resultatet: mäter ni i syfte att identifiera åtgärder för att driva förbättringar, eller är det för att säkerställa att ni är på rätt väg och kunna agera i tid om ni behöver?
- Var försiktig med att sätta bonus och andra belöningar kopplat till era resultat. Detta kan driva helt fel beteenden hos både chefer och medarbetare.
Vill du bli ännu vassare som ledare? Prenumerera på vår blogg här.
Lycka till och hör såklart av dig om du undrar något 🙂
