fbpx

Så lyckas du med en hybrid arbetsplats

Så lyckas du med en hybrid arbetsplats

Dela gärna inlägget om du tycker att det är bra :)

Smittspridningen i världen har ökat igen och många är tillbaka till hemkontoret. Organisationer som redan har anpassat sig till att arbeta på en hybrid arbetsplats där man mixar distans- och kontorsarbete, upplever sannolikt mindre problem än de som inte har kommit lika långt. 

En hybrid arbetsplats är här för att stanna. Vill du undvika misstagen som andra redan har gjort och lära dig av vad som har fungerat bra? Då ska du läsa vidare i detta blogginlägg. 😃

Vanliga utmaningar med en hybrid arbetsplats:

1. Personer som arbetar på distans arbetar i en annan riktning och med andra prioriteringar än de som arbetar från kontoret

Detta skapas t.ex. genom att information inte når ut till alla i teamet, eller att ledarna leder de som är på kontoret annorlunda än de som arbetar på distans. 

2. Felaktiga förväntningar på kommunikationen och ineffektiva möten

T.ex. att man förväntas svara direkt på ett slack-meddelande, email eller sms. Att ständigt bli avbruten under en arbetsdag kan kosta organisationer massor av tid och pengar. Du som jobbat eller jobbar på distans upplever säkert att du sitter i många fler möten nu än tidigare – webbmöten då alltså. Det bokas mängder av webbmöten som inte alltid är så effektiva. 

3. Ledare som inte anammat det hybrida arbetssättet

Ledare som försöker leda på det gamla sättet att alla ska vara på plats, och inte tar hänsyn till att det finns medarbetare som arbetar på distans. Att ledarna inte anammar eller vet hur de ska leda på en hybrid arbetsplats är sannolikt den största utmaningen att lösa, för att lyckas.  

4. Säkerställ att man arbetar med sin kultur även om vi har en hybrid arbetsplats

Många organisationer som har medarbetare på distans brottas med att upprätthålla sin företagskultur. Det är såklart svårare att uppmärksamma och berömma de beteenden vi vill se mer av när vi arbetar på distans, därför är det viktigt att ta denna utmaning på allvar och verkligen jobba med frågan. Här kan du läsa mer om hur du bygger en bra företagskultur på den hybrida arbetsplatsen. 

5. Säkerställ ett högt välmående hos teamet

Hur mår era medarbetare egentligen när de arbetar på distans? Det är svårare att läsa av det faktiska välmåendet när man inte träffas fysiskt. 

6. Beteenden som favoriserar de som arbetar från kontoret

Team och ledare löper en hög risk att skapa subkulturer för de som arbetar från kontoret. Det kan lätt bli en ”vi och dem känsla”, vilket såklart är livsfarligt för teamets sammanhållning och inte minst förtroendet inom teamet.

Så lyckas du med en hybrid arbetsplats:

Som beskrivet ovan finns det en del som kan gå fel. Lyckligtvis kan vi lära oss av andra som har lyckats. Här är 5 tips på hur du gör för att lyckas med en hybrid arbetsplats. 

1. Förutsätt att allt arbete sker på distans – alltid

Skapa struktur och förutsättningar för att allt ert arbete ska ske på distans. Sätt distansarbete som ert nya normala sätt att arbeta. Detta tankesätt gör att man hela tiden tvingas tänka, både som ledare och som medarbetare; ”vad behöver vi för att kunna arbeta effektivt på distans?”. 

Sätt upp era kanaler, er struktur, era processer, era kommunikationsverktyg och ditt ledarskap (här hittar du allt du behöver för att leda på distans) som om alla arbetar på distans alltid. 

2. Säkerställ att ni jobbar med öppenhet för att bygga och upprätthålla förtroendet i ert team

När man arbetar på distans så vet du inte alltid vad dina team-medlemmar eller dina kollegor gör. Här är det lätt hänt att man börjar misstro varandra. 

Ta detta på allvar och se till att ni fokuserar på att jobba med öppenheten. Öppenhet är grunden för ett högt förtroende i ett team. Det finns team som har tagit detta till sin ytterlighet där man öppet delar sina löner och feedback till varandra. Du behöver såklart inte gå så långt, men ett enkelt sätt att komma igång är att arbeta med dagliga check in eller check outs. 

En check in kan innebära att man på morgonen delar med sig av dagens planer till sina kollegor. I slutet av dagen summerar man vad man har gjort. Detta kan t.ex. göras i verktyg som Slack eller Basecamp

3. Rusta era ledare för en hybrid arbetsplats

Ledarskapet är en stor utmaning när man ska lyckas med en hybrid arbetsplats. Vi kan inte leda eller förvänta oss att ledarna ska jobba enligt samma processer som tidigare, när man sågs varje dag. Utbilda ledarna i hur man lyckas med en hybrid arbetsplats. Se till att de får mentorer och bollplank. Skapa ledarforum där man får dela med sig av lärdomar kring vad som lyckas och inte lyckas när de leder sitt hybrida team. Se det som ett ständigt lärande. 

4. Informera i tydliga kanaler som fungerar på distans

Information är viktigt, för det är något som driver öppenhet och därmed förtroendet. Traditionellt får man information via kanaler som har anpassats efter att alla är på kontoret. Se till att detta ändras så att informationen kommer i kanaler som fungerar även på distans, och att dessa kanaler är er primära källa för informationsutbyte. 

5. Acceptera väntetider när ni kommunicerar

Som beskrivet ovan är det kostsamt och ineffektivt att svara på meddelanden, email och telefonsamtal så fort man mottagit det. Skapa inte en kultur i ert team där ni har sådana förväntningar. Sådana beteenden skapar stress och ineffektivitet. Ett bättre sätt är att arbeta fokuserat med din uppgift under en period, för att sedan ta en paus. I dessa pauser kan du besvara meddelanden och email. Vissa använder sig av pomodoro metoden och tycker att den fungerar väldigt bra. 

Om något verkligen är akut, så kom överens om hur ni ska agera vid sådana tillfällen. T.ex. att vid akuta ärenden så ringer och sms:ar vi. Diskutera vad ni tycker kan fungera i ert team. 

Lycka till med er hybrida arbetsplats och kom ihåg att testa, utvärdera och lära er av vad som fungerar och inte fungerar. 

Vill du utveckla ditt team och ditt ledarskap?

Kolla in Pulsᐩ. En AI-baserad plattform som coachar medarbetare och chefer till att må och prestera bättre.

Mer från vår blogg som du kanske gillar?

Gillar du våra blogginlägg?

Få dem skickade till dig så du inte missar några tips!